Excelis andmete sisestamist tuleb teha ja mida mitte

Sisu

• Siit saate teada, mida teha ja mida tuleks Excelisse andmete sisestamisel vältida
• Planeerige oma arvutustabel
• Mis on arvutustabeli eesmärk?
• Kui palju andmeid arvutustabel hoiab?
• Kas graafikuid on vaja?
• Kas arvutustabel trükitakse?
• Ärge jätke seotud andmete sisestamisel tühje ridu ega veerge
• Hoidke sõltumatud andmed eraldi
• Salvestage sageli
• Otsetee salvestamisele
• Salvestage kahes kohas
• Pilvepõhised varukoopiad
• Ärge kasutage veergude pealkirjadena numbreid ja ärge lisage andmetele ühikuid
• Hoidke ühikuid rubriikides
• Tekst vasakule, numbrid paremale
• Protsendi ja valuuta sümbolid
• Kasutage valemites lahtriviiteid ja nimelisi vahemikke
• Andmete viitamine valemites
• Osutage andmetele
• Andmete valimiseks kasutage nimega Vahemikud
• Ärge jätke valemeid sisaldavaid rakke lukustamata
• Tehke oma andmete sortimine
• Valige sorteeritavad andmed
• Andmete valimiseks kasutage nimesid
• Peidetud ridade ja veergude sortimine
• Salvestage numbrid numbrina
• Salvestage kuupäevad ja ajad tekstina
• Segaandmed ja kiire sorteerimine
• Sorteeri hoiatused

Siit saate teada, mida teha ja mida tuleks Excelisse andmete sisestamisel vältida

Need on parimad soovitused, mida ei tohiks Exceli kasutamisel meeles pidada:

• Teeplaneerige oma arvutustabel.
• Ära tee sedaseotud andmete sisestamisel jätke tühjad read või veerud.
• Teesalvestage sageli ja salvestage kahes kohas.
• Ära tee sedakasutage veergude pealkirjadena numbreid ja ärge lisage andmetele ühikuid.
• Teekasutage valemites lahtriviiteid ja nimetatud vahemikke.
• Ära tee sedajätke valemeid sisaldavad lahtrid lukustamata.
• Teesortige oma andmed.

Planeerige oma arvutustabel

Andmete Excelisse sisestamisel on hea mõte enne kirjutamist alustada. Otsustage, kuidas töölehte kasutatakse, milliseid andmeid see sisaldab ja mida nende andmetega tehakse. Need otsused mõjutavad märkimisväärselt töölehe lõplikku paigutust.

Enne tippimist kavandamine säästab aega hiljem, kui arvutustabelit tuleb selle efektiivsemaks muutmiseks ümber korraldada.

Siin on mõned punktid, mida tuleks Exceli töövihikute kavandamisel arvestada:

• Mis on arvutustabeli eesmärk?
• Kui palju andmeid arvutustabel hoiab?
• Kas graafikud on vajalikud?
• Kas arvutustabel trükitakse?

Mis on arvutustabeli eesmärk?

Arvutustabeli eesmärk määrab andmete asukoha, kuna kõige kriitilisem teave peab olema nähtav ja hõlpsasti juurdepääsetav. Kui teie andmed nõuavad arvutusi, määravad arvutused, millised valemid ja funktsioonid on vajalikud ning kuhu valemid tuleks sisestada.

Kui palju andmeid arvutustabel hoiab?

See, kui palju andmeid arvutustabelit esialgu hoiab, ja kui palju sellele hiljem lisatakse, määrab töölehtede jaoks vajalike töölehtede arvu.

Siin on mõned näpunäited:

• Ärge levitage oma andmeid liiga palju. Kui andmed sisalduvad mitmes töölehel, võib konkreetset teavet olla raske leida. Samuti mõjutavad Exceli jõudlust arvutused, mis hõlmavad mitut töölehte või töövihikut.
• Suurte töölehtede korral kuvage oluliste veergude kogusummad veeru pealkirjade kohal, mitte töölehe allosas, et kiiresti kokkuvõtlikku teavet leida.

Kas graafikuid on vaja?

Kui kogu andmeid või osa neist kasutatakse diagrammis või diagrammides, võib see mõjutada teabe paigutust.

Diagrammide kasutamisel järgige neid parimaid tavasid:

• Sõltuvalt diagrammi tüübist võib olla vaja andmeid rühmitada erinevalt. Näiteks looge koondtabelite kokkuvõtlik ala.
• Suurte arvutustabelite korral liigutage diagrammid eraldi lehtedele, nii et töölehed ei oleks andmete ja piltidega ülerahvastatud.

Kas arvutustabel trükitakse?

Andmete korraldamise viis sõltub andmete printimisviisist. Kas prinditakse kõik andmed või ainult mõned andmed? Kas andmed prinditakse vertikaalselt või horisontaalselt?

Töölehtede printimisel pidage meeles järgmisi näpunäiteid.

• Kui tööleht prinditakse tähesuurusega paberile vertikaalse vaate abil (8,5 "x 11"), asetage suurem osa andmetest mõne veeru alla ridadesse. Nii on pealkirjad ühel lehel nähtavad.
• Kui tööleht on trükitud mitmele lehele, printige iga lehe ülaossa veergude pealkirjad. Veergude pealkirjad annavad ülevaate andmetest ning muudavad andmed hõlpsamini juurdepääsetavaks ja hõlpsasti loetavaks.
• Kui prinditakse mitu andmeveergu, kasutage horisontaalpaigutust, et hoida kõik pealkirjad ühel lehel. Jällegi, kui on vaja mitu lehte, printige veerupealkirjad iga lehe ülaossa.
• Kui tööleht sisaldab diagramme, siis liigutage diagrammid enne töövihiku printimist eraldi lehele.

Ärge jätke seotud andmete sisestamisel tühje ridu ega veerge

Tühjad read või veerud andmetabelites või nendega seotud andmevahemikud raskendavad mitme Exceli funktsiooni, näiteks diagrammide, pöördetabelite ja spetsiifiliste funktsioonide õiget kasutamist.

Isegi tühjad lahtrid reas või veerus võivad põhjustada probleeme, nagu on näidatud alloleval pildil.

Tühjade kohtade puudumine aitab Excelil tuvastada ja valida seotud andmeid, kui kasutate mitmesuguseid funktsioone, näiteks sortimist, filtreerimist või AutoSum'i.

Kui soovite andmeid hõlpsamini lugeda, kasutage ääriseid või vormindage pealkirju ja silte. Andmete eraldamiseks ja esiletõstmiseks kasutage visuaalseid näpunäiteid, nagu näiteks paks tekst, read ja lahtri värv.

Ridade ja veergude andmetega töötamisel toimige järgmiselt.

• Pange kirjeldav pealkiri tabeli esimese veeru ülaossa ja selle all olevad andmed.
• Kui andmesarju on rohkem kui üks, loetlege need üksteise järel veergudes (vasakult paremale) ja iga andmeseeria pealkiri ülaosas.

Hoidke sõltumatud andmed eraldi

Kuigi seotud andmete kooshoidmine on oluline, on kasulik ka eraldada omavahel seostamata andmevahemikud. Jäta töölehele erinevate andmevahemike või muude andmete vahele tühjad veerud või read, nii et Excel valib õiged seotud andmevahemikud või tabelid.

Salvestage sageli

Oma töö sageli salvestamise olulisust ei saa alahinnata ega seda liiga sageli öelda. Kui kasutate veebipõhist arvutustabelit, näiteks Google Sheets või Excel Online, pole salvestamine probleem. Nendel programmidel pole salvestamise võimalust. Selle asemel salvestatakse arvutustabelid automaatselt teie pilvekontole automaatse salvestamise funktsiooni abil.

Lauaarvutustabeliprogrammide korral salvestage oma töö pärast kahte või kolme muudatust. Salvestage näiteks pärast seda, kui olete lisanud andmed, vormindanud veerupealkirjad või sisestanud valemi. Salvestage oma töö vähemalt kahe või kolme minuti tagant.

Ehkki arvutite ja arvutitarkvara stabiilsus on aja jooksul drastiliselt paranenud, jookseb tarkvara ikkagi kokku, juhtub voolukatkestusi ja teised inimesed libisevad mõnikord teie toitejuhtmest üle ja tõmbavad selle seinakontaktist välja. Ja kui juhtuvad õnnetused, suurendab andmete kadumine teie töökoormust juba rekonstrueerituna.

Excelil on automaatne salvestamine funktsioon, mis töötab tavaliselt väga hästi, kuid te ei peaks sellele täielikult lootma. Harjutage oma andmeid sagedase salvestamisega turvama.

Otsetee salvestamisele

Töö salvestamiseks ei pea te hiirt lindile viima ja ikoonidele klõpsama. Selle asemel on harjumus säästmiseks kasutada kiirklahvikombinatsiooni. Kui soovite töölehe salvestada, vajutage Ctrl+S.

Salvestage kahes kohas

Samuti on oluline salvestada oma andmed kahes erinevas kohas. Teine asukoht on varukoopia. Parim varukoopia on see, mis asub originaalist erinevas füüsilises asukohas.

Töövihikute varukoopia salvestamisel kaaluge failide salvestamist pilvekontole. Kui töövihikuid salvestatakse teie arvutisse ja pilve, pole pilves mitte ainult varukoopia, vaid pilv on loodud üleliigsete varukoopiatega, mis tähendab, et teie andmeid hoitakse mitmes serveris.

Pilvepõhised varukoopiad

Varukoopia tegemine ei pea jällegi olema aeganõudev ülesanne.

Kui turvalisus ei ole probleem, näiteks kui tööleht on teie DVD-de loend, piisab sellest, kui saadate endale koopia meilisõnumiga. Kui turvalisus on probleem, on pilvesalvestus võimalus.

Veebitabelite korral varundavad programmi omanikud oma serverid ja see hõlmab kõiki kasutajaandmeid. Kuid turvalisuse tagamiseks laadige faili koopia alla oma arvutisse.

Ärge kasutage veergude pealkirjadena numbreid ja ärge lisage andmetele ühikuid

Andmete tuvastamiseks kasutage veergude ülaosas ja ridade alguses olevaid pealkirju, pealkirjad muudavad näiteks sortimise toimingud lihtsamaks. Kuid ärge kasutage pealkirjadena selliseid numbreid nagu 2012, 2013 ja nii edasi.

Nagu ülaltoodud pildil näidatud, võidakse arvutustesse tahtmatult lisada veergude ja ridade pealkirjad, mis on numbrid. Kui teie valemid sisaldavad funktsioone, mis valivad funktsiooni argumendi jaoks automaatselt andmevahemiku, näiteks AutoSum, põhjustavad veeru päiste numbrid probleemi.

Tavaliselt otsivad sellised funktsioonid, mille hulka kuuluvad ka AutoMax ja AutoAverage, kõigepealt numbrite veerge ja seejärel vasakule numbririda. Kõik numbrid, mis on numbrid, kaasatakse valitud vahemikku.

Numbrina, mida kasutatakse rea pealkirjana, võib eksitada kui teise andmeseeriasse, kui see on valitud diagrammi vahemiku osana, mitte telgede siltidena.

Vormindage numbrid päise lahtrites tekstina või looge tekstimärgised, sisestades igale numbrile apostroopi ('), näiteks' 2012 ja '2013. Apostroopi lahtris ei näidata, kuid see muudab numbri tekstiandmeteks.

Hoidke ühikuid rubriikides

Ärge sisestage numbriandmetega lahtrisse valuutat, temperatuuri, vahemaad ega muid ühikuid. Kui teete seda, on tõenäoline, et Excel või Google Sheets näeb kõiki teie andmeid tekstina.

Selle asemel asetage ühikud veeru ülaosas olevatesse pealkirjadesse, et veenduda, et need päised on teksti vormingus ega tekita probleeme.

Tekst vasakule, numbrid paremale

Kiire viis teada saada, kas teil on teksti- või numbriandmeid, on kontrollida lahtris olevate andmete joondust. Vaikimisi on tekstiandmed Excelis ja Google Sheetsis joondatud vasakule ja numbriandmed on lahtris paremale joondatud.

Ehkki seda vaikejoondust saab muuta, tuleks vormindada pärast kõigi andmete ja valemite sisestamist. Vaikimisi joondamine annab teile aimugi, kui andmed on töölehel õigesti vormindatud.

Protsendi ja valuuta sümbolid

Parim tava töölehele andmete sisestamiseks on tavalise numbri sisestamine ja lahtri vormindamine, et numbrit õigesti kuvada, näiteks protsentides või valuutas.

Excel ja Google Sheets tunnevad ära protsendi sümbolitest, mis on lahtrisse kirjutatud koos numbriga. Need rakendused aktsepteerivad ka tavalisi valuutasümbolid, näiteks dollarimärk ($) või Suurbritannia naelsümbol (£), kui sisestate need lahtrisse koos numbritega, kuid muud valuutasümbolid, näiteks Lõuna-Aafrika rand (R) , tõlgendatakse tekstina.

Võimalike probleemide vältimiseks sisestage valuuta sümboli sisestamise asemel summa ja vormindage lahter valuuta jaoks.

Kasutage valemites lahtriviiteid ja nimelisi vahemikke

Nii lahtriviiteid kui ka nimetatud vahemikke saab ja tuleks valemites kasutada, et valemid ja kogu tööleht oleksid vigadeta ja ajakohased.

Lahtriviited on lahtri veerutähe ja rea ​​numbri kombinatsioon, näiteks A1, B23 ja W987. Lahtri viited tuvastavad andmete asukoha töölehel.

Nimetatud vahemik võimääratletud nimi on sarnane lahtri viitega, kuna seda kasutatakse töölehe lahtri või lahtrivahemiku tuvastamiseks.

Andmete viitamine valemites

Valemid kasutatakse Excelis selliste arvutuste tegemiseks nagu liitmine või lahutamine.

Kui tegelikud arvud on esitatud valemites, näiteks:

= 5 + 3

Iga kord, kui andmed muutuvad, peate valemit muutma. Nii et kui uued numbrid on 7 ja 6, saab valem järgmiselt:

= 7 + 6

Kui sisestate andmed töölehel lahtritesse lahtritesse, kasutage valemi lahtriviiteid või vahemike nime, mitte numbreid.

Kui sisestate arv 5 lahtrisse A1 ja 3 lahtrisse A2, saab valem järgmiselt:

= A1 + A2

Andmete värskendamiseks muudate lahtrite A1 ja A2 sisu, kuid säilitage valem sellisena, nagu see on. Excel värskendab valemi tulemusi automaatselt.

See meetod on kasulik, kui tööleht sisaldab keerulisi valemeid ja kui mitu valemit viitavad samadele andmetele. Siis muudate andmeid ainult ühes asukohas, mis omakorda värskendab sellele viitavaid valemeid.

Lahtriviited ja nimetatud vahemikud muudavad ka töölehed turvalisemaks, kaitstes valemeid juhuslike muutuste eest, jättes samas muutuvad andmeelemendid juurdepääsetavaks.

Osutage andmetele

Teine Exceli ja Google'i arvutustabelite eripära on see, et lahtriviited või vahemike nimed saab valemitesse sisestada osutamisega, mis hõlmab lahtril klõpsamist, et viide valemisse sisestada. Osutamine vähendab vale lahtri viite sisestamisel või vahemiku nime valesti kirjutamisel tekkivate vigade võimalust.

Andmete valimiseks kasutage nimega Vahemikud

Seotud andmealale nime andmine lihtsustab sorteeritavate või filtreeritavate andmete valimist.

Kui andmeala suurus muutub, muutke nimevahemikku nimehalduriga.

Ärge jätke valemeid sisaldavaid rakke lukustamata

Olles kulutanud nii palju aega oma valemite korrektseks muutmiseks ja õigete lahtriviidete kasutamiseks, teevad paljud inimesed vea, jättes need valemid haavatuks juhuslike või tahtmatute muutuste eest.

Lukustage valemeid sisaldavad lahtrid, kui kasutate lahtriviiteid või nimelisi vahemikke. Vajadusel kaitsevad lahtrid parooliga, et neid turvaliselt hoida.

Samal ajal jätke andmeid sisaldavad lahtrid lukustamata, et kasutajad saaksid muudatusi sisestada ja arvutustabelit ajakohasena hoida.

Töölehe või töövihiku kaitsmine on kaheastmeline protsess:

1. Veenduge, et õiged lahtrid oleks lukustatud.
2. Kaitske töölehte parooli lisamisega.

Tehke oma andmete sortimine

Sorteerige oma andmed pärast nende sisestamist. Väikese koguse sortimata andmetega töötamine Excelis või Google'i arvutustabelites ei ole tavaliselt probleem, kuid arvutustabel muutub suuremaks ja seetõttu on keeruline seda tõhusalt kasutada.

Sorteeritud andmeid on lihtsam mõista ja analüüsida. Mõni funktsioon ja tööriist, näiteks VLOOKUP ja SUBTOTAL, vajavad täpsete tulemuste saamiseks sorditud andmeid.

Sorteerige oma andmeid ka erinevatel viisidel, et märgata trende, mis pole alguses ilmsed.

Valige sorteeritavad andmed

Excel peab teadma täpset sorteerimisvahemikku ja tuvastama seotud andmete piirkonnad, kui neid on:

1. Seotud andmete piirkonnas puuduvad tühjad read või veerud.
2. Tühjad read ja veerud seotud andmete alade vahel.

Excel teeb ka kindlaks, kas andmealal on väljade nimesid, ja välistab selle rea sortimise.

Kuid Excelil sorteerimisvahemiku valimise lubamine võib olla riskantne, eriti suure andmemahu korral, mida on raske kontrollida.

Andmete valimiseks kasutage nimesid

Õigete andmete valimise tagamiseks tõstke enne sorteerimist esile vahemik. Kui plaanite sama andmevahemikku korduvalt sortida, on parim viis sellele nimi anda.

Nimetatud andmevahemiku sorteerimisel tippige nimi väljale Nimi või valige see seotud ripploendist. Excel tõstab töölehel automaatselt esile õige andmevahemiku.

Peidetud ridade ja veergude sortimine

Excel ei hõlma sortimisel peidetud ridu ja veerge, seega peavad need read ja veerud enne sorteerimist olema peidetud. Näiteks kui rida 7 on peidetud sorteeritavas andmevahemikus, jääb see reaks 7 ja seda ei liigutata sorteeritud andmetes õigesse kohta.

Sama kehtib andmeveergude kohta. Ridade järgi sortimine hõlmab andmeveergude ümberkorraldamist, kuid kui veerg B on peidetud enne sortimist, jääb see sortimise järel veeruks B.

Salvestage numbrid numbrina

Kontrollige, kas kõik numbrid on vormindatud numbriteks. Kui tulemused ei vasta ootustele, võib veerg sisaldada numbreid, mis on salvestatud tekstina, mitte tekstina. Näiteks mõnedest raamatupidamissüsteemidest imporditud negatiivsed arvud või juhitava apostrofiga sisestatud arv (’) salvestatakse tekstina.

Kui andmeid sorteeritakse kiirestiA-Z võiZ-A nuppu, võivad asjad valesti minna. Kui andmetes on tühi rida või tühjad veerud, sorteeritakse osa andmeid ja osa mitte. Lihtsaim viis enne sorteerimist õige andmevahemiku valimiseks on sellele nime anda.

Kui valitud on üks lahter, laiendab Excel valiku vahemikku (sarnaselt vajutamisega)Ctrl+Vahetus+8), mis on piiratud ühe või mitme tühja veeru ja reaga. Seejärel uurib ta valitud vahemiku esimest rida, et teha kindlaks, kas see sisaldab päiseteavet või mitte.

Veergude päised peavad vastama rangetele juhistele, enne kui Excel selle päiseks tunnistab. Näiteks kui päise reas on tühjad lahtrid, võib Excel arvata, et see pole päis. Samuti, kui päise rida on vormindatud samamoodi nagu teised andmevahemiku read, ei pruugi Excel päist tuvastada. Lisaks, kui andmetabel koosneb tekstist ja päiserida sisaldab ainult teksti, ei tunne Excel päiserea ära; päiserida näeb välja täpselt nagu veel üks andmerida Excelisse.

Excel sorteerib alles pärast vahemiku valimist ja Excel tuvastab päiserea olemasolu. Sorteerimise tulemused sõltuvad sellest, kas Excel sai õige vahemiku valiku ja päiserea määramise. Näiteks kui Excel ei arva, et päise rida oleks, sorteeritakse päis andmete põhiosa.

Kasutage nuppu, et veenduda, kas teie andmevahemik on õigesti tuvastatudCtrl+Vahetus+8 otsetee, et näha, mida Excel valib. Kui see ei vasta teie ootustele, muutke enne tabeli kasutamist oma tabeli andmete iseloomu või valige andmevahemikSorteeriDialoogikast.

Rubriikide õige tuvastamise tagamiseks kasutage nuppuCtrl+Vahetus+8 andmevahemiku valimiseks otsetee, siis vaadake esimest rida. Kui päises on esimeses reas valitud tühjad lahtrid, vormindatakse esimene rida täpselt nagu teine ​​rida või olete valinud mitu päise rida, siis eeldab Excel, et päise rida pole. Selle parandamiseks tehke päise reas muudatusi, veendumaks, et Excel tuvastab need.

Kui teie andmetabel kasutab mitmerealisi päiseid, võib Excelil neid raske tuvastada. Probleem on veelgi keerulisem, kui eeldate, et Excel lisab sellesse päisesse tühjad read; lihtsalt ei saa seda automaatselt teha. Enne sorteerimist saate siiski valida sorteeritavad read. Teisisõnu, olge konkreetne selles, mida soovite Exceli sorteerida; ärge laske Excelil teie jaoks eeldusi teha.

Salvestage kuupäevad ja ajad tekstina

Kui kuupäeva järgi sortimise tulemused ei osutu ootuspäraselt, võivad sortimisvõtit sisaldava veeru andmed sisaldada kuupäevi või kellaaegu tekstiandmetena, mitte numbrina (kuupäevad ja kellaajad on vormindatud numbriandmed).

Ülaloleval pildil jõudis A. Petersoni rekord nimekirja lõppu, kui laenutähtpäeva 5. november 2014 põhjal peaks see olema suurem kui A. Wilsoni oma, kellel on ka laenutäht 5. november 5. Ootamatute tulemuste põhjus on see, et A. Petersoni laenutähtaeg on salvestatud tekstina, mitte numbrina.

Segaandmed ja kiire sorteerimine

Kiire sortimismeetodi kasutamisel teksti- ja numbriandmeid sisaldavate kirjetega sorteerib Excel numbri ja tekstiandmed eraldi, paigutades kirjed koos tekstiandmetega sorteeritud loendi lõppu.

Excel võib lisada sortimistulemustesse ka veerupäised, tõlgendades neid lihtsalt kui järjekordset teksiandmete rida, mitte andmetabeli väljade nimedena.

Sorteeri hoiatused

Dialoogiboksi Sorteerimine kasutamisel võib isegi ühes veerus olevate sortimiste korral kuvada Excel hoiatuse, et tal on ilmnenud teksti salvestatud andmeid, ning annab järgmised valikud:

• Sorteerige arvuna kõik, mis näeb välja nagu number.
• Sorteerige numbrid ja tekstina salvestatud numbrid eraldi.

Esimene võimalus paigutab tekstiandmed sortimistulemuste õigesse kohta. Teine võimalus asetab teksti andmeid sisaldavad kirjed sortimistulemuste allosas samamoodi nagu kiirete sortimiste korral.